Basisgegevens Invoeren en Wijzigen

Om vervoersbewijzen te kunnen invoeren dient u eerst de betreffende mestleveranciers en mestafnemers in te voeren (klantgegevens) met de bijbehorende laad- en losplaatsen (locatie beheer, ivm het invullen van de juiste mestcode en laad-/los postcode); uw chauffeurs en de eventueel door u ingehuurde chauffeurs (chauffeurs) , het transportmateriaal (voertuigen en laadeenheden) en eventueel de door u gebruikte geregistreerde opslagen waarvan u een H1-staat dient bij te houden.

Daarnaast kunt u ook deze basisgegevens inzien, wijzigen of verwijderen. Waarbij opgemerkt wordt dat gegevens alleen kunnen worden verwijderd indien ze niet zijn gebruikt bij het invullen van een vervoersbewijs.

Bij het starten van uw administratie op de website van VDMAdmin.nl kunnen wij de door u elektronisch aangeleverde basisgegevens eenmalig direct in de database plaatsen.

Klanten

Via de knop klanten kunt u de basisgegevens van uw klanten en relaties (mestleveranciers, mestafnemers, vervoerders, intermediairs en overige betrokkenen) bekijken, toevoegen, wijzigen en verwijderen. Daarnaast kunt u van een gekozen klant of relatie de bijbehorende laad/lospunten (inclusief mestopslagen) bekijken, toevoegen, wijzigen en eventueel verwijderen. Via de 'Sorteren' -knop kunt u de getoonde klanten en relaties sorteren op volgorde van naam (standaard), relatienummer, postcode, plaats of debiteurnummer.

Na het selecteren van een relatie uit de lijst kunt middels de onderstaande knoppen de volgende opdrachten uitvoeren:

bekijken
Middels deze knop kunt u de basisgegevens bekijken en heeft u tevens de mogelijkheid om direct door te starten met het wijzigen van deze gegevens.
toevoegen
Tijdens het toevoegen van een klant zijn de gegevens die met een * zijn gemarkeerd verplicht om te worden ingevuld.
type
Met type geeft u aan waar de relatie wordt getoond bij het invoeren van een vervoersbewijs, u kunt kiezen uit de 4 volgende typen: Leverancier, Afnemer, Leverancier en Afnemer en Transporteur/Intermediair/Overige Betrokkene
naam
Verplicht veld: in verband met sortering in lijsten die in het systeem worden gebruikt is het verstandig om eerst de achternaam in te vullen gevolgd door eventuele de naam en tussenvoegsels
straat
Verplicht veld
huisnummer
Verplicht veld
postcode
Verplicht veld
plaats
Verplicht veld
land
Verplicht veld
telefoon
Niet verplicht
fax
Niet verplicht
mobielnummer
Niet verplicht
email
Niet verplicht, wel gemakkelijk voor eventuele verzending van overzichten naar deze relatie per e-mail
debiteurnummer
Niet verplicht, hier kunt u het door u toegekende klantnummer toevoegen. Bijvoorbeeld het debiteurnummer van deze klant in uw financiële administratie.
mestnummer
Het mestnummer was tot 1 januari 2005 een verplicht invoerveld. U kunt dit nummer invullen indien u wel de beschikking heeft over dit nummer maar niet over het relatienummer: bij verwerking zal VDMadmin controleren via de laatst uitgegeven koppelingstabel of het bijbehorende relatienummer kan worden gevonden.
relatienummer
Het relatienummer van Laser of ook wel BRS-nummer genoemd. Dit nummer vervangt per 1 januari 2005 het mestnummer en is vanaf dat moment een verplicht veld. Indien het om een particulier of een buitenlandse relatie gaat dient u het bolletje aan te klikken en het juiste type te selecteren uit de selectielijst .
KvK- + vestigingnummer
Hier kunt u het Kamer van Koophandel nummer en eventueel Vestigingnummer invullen van de relatie. Indien er geen Vestigingnummer bekend is zal het systeem automatisch '0000' invullen. Alleen bedrijven die in Nederland staan ingeschreven hebben een Kamer van Koophandelnummer. Zie ook www.kvk.nl
burgerservicenr (BSN)
Indien de klant niet staat inschreven in de Kamer van Koophandel en dus geen bedrijf is, kunt u hier het burgerservicenummer (BSN) invullen (alleen voor personen die in Nederland staan ingeschreven).
machtiging
Indien u aangeeft dat u van een klant een machtiging heeft, wordt deze tijdens het invoeren van een VDM getoond met een 'M' achter het relatienummer. Als u de basisgegevens van een klant bekijkt, dan heeft u in het geval u heeft aangegeven dat u nog geen machtiging heeft, de mogelijkheid om automatisch een machtigingsformulier aan te maken voor de betreffende klant.
notitie klant
In dit veld kunt u notities en opmerkingen over de klant kwijt.
relatie deactiveren (alleen bij wijzigen)
Met deactiveren van een relatie wordt deze niet meer getoond in de administratie (bijvooerbeeld bij de invoer van nieuwe bonnen). Deactiveren kunt u bijvoorbeeld doen op het moment dat de relatie geen klant meer is of wanneer deze een nieuw relatienummer heeft.
Na invullen kunt u via de knop 'Toevoegen' de ingevoerde gegevens opslaan. Indien u ook direct een laad- en of losplaats wilt invoeren bij deze relatie, kunt u kiezen voor de knop 'Toevoegen en verder met Toevoegen van een Laad/lospunt', waarna na het invoeren direct het scherm wordt getoond om een laad/lospunt toe te voegen bij deze relatie (zie hieronder verder bij toevoegen laad/lospunt).
wijzigen
Middels deze knop kunt u van de geselecteerde relatie alle gegevens wijzigen. Het is niet verstandig om de gegevens zodanig te wijzigen dat het om een volledig andere relatie gaat: de historie behorende bij de oude relatie wordt dan ook automatisch gekoppeld aan deze relatie. Dus nooit een relatienummer wijzigen!
verwijderen
U kunt alleen een relatie verwijderen als er geen vervoersbewijzen gekoppeld zijn aan deze relatie, voordat de relatie daadwerkelijk verwijderd, worden standaard een aantal controle's uitgevoerd of deze relatie in de vervoersbewijzen administratie ergens is gebruikt. Indien u een klant niet meer wilt kunnen gebruiken in de administratie kunt u deze deactiveren.
laad/lospunten (locatie beheer)
Om een vervoersbewijs van een relatie in te voeren dient deze relatie over tenminste één laad/lospunt (locatie) te beschikken. De postcode van het laad/lospunt wordt gebruikt als postcode van het laad/losadres op de mestbon. Daarnaast wordt de mestcode(s) van het vervoerbewijs overgenomen van het laadpunt.
Na selectie van een relatie verschijnt een soortgelijk scherm waar alle laad/lospunten van deze relatie kunnen worden bekeken, toegevoegd, gewijzigd of verwijderd. Merk op dat in het geval van een leverancier of transporteur u de mestcodevelden krijgt te zien; in het geval van een afnemer krijgt u alleen het losadres te zien.
Een laad/lospunt kan ook een mestopslag zijn waarvan een H1-staat moet worden bijgehouden, wanneer dit het geval is wordt dit aangegeven bij de gegevens van het lospunt. Merk op dat u alleen opslagen kunt toewijzen aan laad/lospunten van relaties die transporteur/intermediair/overige betrokkene zijn.
Voor een Leverancier kunnen alleen laadpunten worden aangemaakt; voor een Afnemer kunnen alleen lospunten worden aangemaakt; voor relaties van het type Leverancier en Afnemer of Transporteur/Intermediair/Overige Betrokkene kunnen de aangemaakte laad/lospunten zowel als laad- en of als losadres dienen.
Tijdens het toevoegen van een laad/lospunt dienen de volgende velden te worden ingevuld:
omschrijving
Verplicht veld: standaard wordt hier al de naam van de relatie ingevuld, dit kan handmatig veranderd worden in bijvoorbeeld de naam van een mestopslag of stal.
straat
Verplicht veld: standaard wordt hier al het adres van de relatie ingevuld.
huisnummer
Verplicht veld: standaard wordt hier al het huisnummer van de relatie ingevuld.
postcode
Verplicht veld: standaard wordt hier al de postcode van de relatieingevuld, dit dient echter de postcode van het laad- of losadres te zijn (wordt gebruikt bij verzending van de bon naar RVO Agrarisch).
plaats
Verplicht veld: standaard wordt hier al de plaats van de relatie ingevuld.
land
Verplicht veld: standaard wordt hier al de landcode van de relatie ingevuld.
laad/lospunt is opslag (alleen invulbaar bij relaties van het type Transporteur/Intermediair/Overige Betrokkene)
U kunt hier kiezen voor ja of nee (standaard).
mestcode1 t/m 4 en percentage (wordt niet getoond bij relaties die alleen afnemer zijn)
Alleen van toepassing als vanuit dit adres mest geladen kan worden: er kunnen tot 4 verschillende mestcode(s) worden ingevuld die geselecteerd kunnen worden uit de lijst van toegestane mestcodes Het percentage dient altijd ingevuld te worden (dus ook bij een percentage van 100%, dwz slechts één mestcode). De 4 percentage's moeten samen gelijk zijn aan 100%.
Na invullen kunt u via de knop Toevoegen de ingevoerde gegevens opslaan. Indien u heeft aangegeven dat het laad/lospunt een opslag is wordt een scherm getoond waarin u nadere gegevens van de opslag verder kunt invullen (bijvoorbeeld registratienummer van het opslag als het een bij RVO Agrarisch geregistreerde opslag betreft).



Chauffeurs

Via de knop chauffeurs kunt u de basisgegevens van uw chauffeurs (in het vroegere MINAS de monsternemers) bekijken, toevoegen, wijzigen en verwijderen (en eventueel chauffeurs van door u ingehuurde relaties). Vanaf 2006 is het niet meer verplicht om met erkend monsternemers te werken: u hoeft deze gegevens niet meer verplicht op het VDM in te vullen maar u kunt ze dan nog altijd blijven gebruiken om snel te achterhalen welke medewerker het transport heeft uitgevoerd.

Na het selecteren van een chauffeur uit de lijst kunt u middels de onderstaande knoppen de volgende opdrachten uitvoeren:

bekijken
Middels deze knop kunt u de basisgegevens bekijken en heeft u tevens de mogelijkheid om direct door te starten met het wijzigen van deze gegevens.
toevoegen
Tijdens het toevoegen van een chauffeur zijn de gegevens die met een * zijn gemarkeerd verplicht om te worden ingevuld.
achternaam
Verplicht veld: in verband met sortering in lijsten die in het systeem worden gebruikt is het verstandig om eerst de achternaam in te vullen gevolgd door eventuele tussenvoegsels
voornaam
Niet verplicht: de voornaam van de chauffeur
straat
Niet verplicht: de straat van de chauffeur
huisnummer
Niet verplicht: het huisnummer van de chauffeur
postcode
Niet verplicht: de postcode van de chauffeur
plaats
Niet verplicht: de woonplaats van de chauffeur
telefoon
Niet verplicht: het telefoonnummer van de chauffeur
fax
Niet verplicht: het faxnummer van de chauffeur
mobielnummer
Niet verplicht: het mobielnummer van de chauffeur
e-mail
Niet verplicht, het e-mail adres van de chauffeur
code monsternemer
Een 4-cijferig nummer waarmee u de chauffeur identificeerd. Dit was in MINAS (tot 2006) het door RVO Agrarisch toegekende persoonsgebonden registratienummer van de monsternemer.
werkgever
Standaard staat u hier ingevuld, echter indien het een chauffeur betreft van een andere transporteur/intermediair kunt u hier de juiste werkgever selecteren uit al uw relaties die van het type Transporteur/ Intermediair of Overige Betrokkene zijn.
dienstverband beëindigd
U kunt hier kiezen voor ja of nee (standaard). Indien de chauffeur niet meer in dienst is en u hier (via wijzigen) ja invult, zal de chauffeur niet meer voorkomen in de selectielijst van chauffeurs bij het invullen van een nieuw vervoersbewijs (bij wijzigen van een vervoersbewijs, blijft de chauffeur wel beschikbaar in de selectielijst).
Na invullen kunt u via de knop Toevoegen de ingevoerde gegevens opslaan. Na controle of de gegevens correct zijn ingevoerd komt u weer in het basisscherm van alle chauffeurs terug.
wijzigen
Middels deze knop kunt u van de geselecteerde chauffeur alle gegevens wijzigen. Het is niet verstandig om alle gegevens zodanig te wijzigen dat het feitelijk om een volledig andere chauffeur gaat: de historie behorende bij de oude chauffeur wordt dan ook automatisch gekoppeld aan deze chauffeur. Indien u deze chauffeur niet meer wenst te selecteren bij het invullen van een vervoersbewijs kunt u het beste de vraag betreffende het dienstverband wijzigen in uit dienst.
verwijderen
U kunt alleen een chauffeur verwijderen als er geen vervoersbewijzen gekoppeld zijn aan deze chauffeur: alvorens de chauffeur te verwijderen wordt hierop eerst gecontroleerd.



Voertuigen

Via de knop voertuigen kunt u de basisgegevens van uw transport voertuigen (trekkers, zelfrijders en vrachtwagens) bekijken, toevoegen, wijzigen en verwijderen (en eventueel de voertuigen van door u ingehuurde relaties). Merk op dat een zelfrijder met kenteken en met bemonsteringsapparatuur zowel bij voertuigen als bij laadeenheden dient te worden ingevoerd.

Na het selecteren van een voertuig uit de lijst kunt middels de onderstaande knoppen de volgende opdrachten uitvoeren:

bekijken
Middels deze knop kunt u de basisgegevens bekijken en heeft u tevens de mogelijkheid om direct door te starten met het wijzigen van deze gegevens.
toevoegen
Tijdens het toevoegen van een voertuig zijn de gegevens die met een * zijn gemarkeerd verplicht om te worden ingevuld.
omschrijving
Verplicht veld: in verband met sortering in selectielijsten die worden gebruikt bij het invullen van een vervoersbewijs is het verstandig om hier een duidelijke omschrijving in te vullen
kenteken
Indien het om een gekentekend voertuig gaat, vult u hier het kenteken van het voertuig in, deze gegevens worden ook gebruikt bij verzending van het vervoersbewijs naar RVO Agrarisch
eigenaar
Standaard staat u hier ingevuld. Echter indien het een voertuig betreft van een andere transporteur/intermediair (inhuur of afname/levering door derden) kunt u hier de juiste eigenaar selecteren uit al uw relaties die van het type Transporteur/ Intermediair of Overige Betrokkene zijn.
uit gebruik genomen
U kunt hier kiezen voor ja of nee (standaard). Indien het voertuig als zodanig niet meer wordt gebruikt en u hier (via wijzigen) ja invult, zal het voertuig niet meer voorkomen in de selectielijst van kenteken voertuig bij het invullen van een nieuw vervoersbewijs; bij wijzigen van een vervoersbewijs, blijft het voertuig wel beschikbaar in de selectielijst.
Na invullen kunt u via de knop Toevoegen de ingevoerde gegevens opslaan. Na controle of de gegevens correct zijn ingevoerd komt u weer in het basisscherm van alle voertuigen terug.
wijzigen
Middels deze knop kunt u van het geselecteerde voertuig alle gegevens wijzigen. Het is niet verstandig om de gegevens zodanig te wijzigen dat het feitelijk om een volledig andere voertuig gaat: de historie behorende bij het oude voertuig wordt dan ook automatisch gekoppeld aan het nieuwe voertuig. Indien u dit voertuig niet meer wenst te selecteren bij het invullen van een vervoersbewijs kunt u het beste de vraag betreffende het in gebruik zijn wijzigen in nee.
verwijderen
U kunt alleen een voertuig verwijderen als er geen vervoersbewijzen gekoppeld zijn aan dit voertuig: alvorens het voertuig te verwijderen wordt hierop eerst gecontroleerd.



Laadeenheden

Via de knop laadeenheden kunt u de basisgegevens van uw laadeenheden (opleggers, aanhangwagens, getrokken voertuigen, zelfrijders etc.) bekijken, toevoegen, wijzigen en verwijderen (en eventueel de laadeenheden van door u ingehuurde relaties). Via de laadeenheid wordt het combinatienummer op het vervoersbewijs ingevuld in geval van drijfmest m.a.w. op de laadeenheid bevindt zich de bemonsteringsapparatuur. Merk op dat een zelfrijder met kenteken en met bemonsteringsapparatuur zowel bij voertuigen als bij laadeenheden dient te worden ingevoerd.

Na het selecteren van een laadeenheid uit de lijst kunt middels de onderstaande knoppen de volgende opdrachten uitvoeren:

bekijken
Middels deze knop kunt u de basisgegevens bekijken en heeft u tevens de mogelijkheid om direct door te starten met het wijzigen van deze gegevens.
toevoegen
Tijdens het toevoegen van een laadeenheid zijn de gegevens die met een * zijn gemarkeerd verplicht om te worden ingevuld.
omschrijving
Verplicht veld: in verband met sortering in selectie lijsten die worden gebruikt bij het invullen van een vervoersbewijs is het verstandig om hier een duidelijke omschrijving in te vullen
kenteken
Indien het om een gekentekende laadeenheid gaat (oplegger, aanhangwagen), vult u hier het kenteken van de laadeenheid in
combinatienummer
Indien de laadeenheid een bemonsteringsapparaat heeft, vult u hier het combinatienummer in behorende bij dit monsterapparaat zoals u dat heeft doorgegeven aan RVO Agrarisch. Dit nummer zal dan worden gebruikt bij verzending van het vervoersbewijs naar RVO Agrarisch wat met deze laadeenheid is geladen. Het combinatienummer is niet van toepassing bij vaste mest.
nummer monsterapparaat
Indien de laadeenheid is uitgerust voor bemonstering van drijfmest, kunt u hier ter volledigheid het nummer van het monsterapparaat invullen (wordt verder niet gebruikt bij invullen en verzending van het vervoersbewijs).
laadvermogen
Vul hier het geschat laadvermogen (in kilogram) van de laadeenheid in: dit geschat laadvermogen wordt gebruikt bij de controle op het ingevulde gewicht van een vervoersbewijs wat met deze laadeenheid is geladen
eigenaar
Standaard staat u hier ingevuld. Echter indien het een laadeenheid betreft van een andere transporteur/intermediair (inhuur of afname/levering door derden) kunt u hier de juiste eigenaar selecteren uit al uw relaties die van het type Transporteur/ Intermediair of Overige Betrokkene zijn.
uit gebruik genomen
U kunt hier kiezen voor ja of nee (standaard). Indien de laadeenheid als zodanig niet meer wordt gebruikt en u hier (via wijzigen) ja invult, zal de laadeenheid niet meer voorkomen in de selectielijst bij het selecteren van de laadeenheid bij het invullen van een nieuw vervoersbewijs; bij wijzigen van een vervoersbewijs, blijft de laadeenheid wel beschikbaar in de selectielijst.
Na invullen kunt u via de knop Toevoegen de ingevoerde gegevens opslaan. Na controle of de gegevens correct zijn ingevoerd komt u weer in het basisscherm van alle laadeenheden terug.
wijzigen
Middels deze knop kunt u van de geselecteerde laadeenheid alle gegevens wijzigen. Het is niet verstandig om de gegevens zodanig te wijzigen dat het feitelijk om een volledig andere laadeenheid gaat: de historie behorende bij de oude laadeenheid wordt dan ook automatisch gekoppeld aan de nieuwe laadeenheid. Indien u deze laadeenheid niet meer wenst te selecteren bij het invullen van een vervoersbewijs kunt u het beste de vraag betreffende het in gebruik zijn wijzigen in nee.
verwijderen
U kunt alleen een laadeenheid verwijderen als er geen vervoersbewijzen gekoppeld zijn aan deze laadeenheid: alvorens de laadeenheid te verwijderen wordt hierop eerst gecontroleerd.



Opslagen

Via de knop opslagen kunt u de basisgegevens van uw opslagen bekijken, wijzigen en verwijderen. Een opslag is in het systeem niets anders dan een laad/losplaats waarvan wat extra gegevens worden vastgelegd i.v.m. het bijhouden van een H1-staat. Derhalve dient een opslag te worden toegevoegd via de functie om een laad/losplaats bij een relatie aan te maken. Bij het toevoegen (of wijzigen) van een laad/losplaats van een relatie van het type Transporteur/Intermediair/Overige Betrokkene kunt u aangeven of het desbetreffende laad/lospunt een opslag is: immers alleen van een opslag bij een intermediair dient een H1-staat te worden bijgehouden. Indien u daarbij 'ja' aangeeft, worden het laad/lospunt getransformeerd naar een opslag. U komt dan in het wijzigingsscherm terecht om de overige gegevens van de opslag toe te voegen (zie hieronder)

Na het selecteren van een opslag uit de lijst kunt middels de onderstaande knoppen de volgende opdrachten uitvoeren:

bekijken
Middels deze knop kunt u de basisgegevens bekijken en heeft u tevens de mogelijkheid om direct door te starten met het wijzigen van deze gegevens.
wijzigen
Tijdens het wijzigen van de basisgegevens van de opslag zijn er geen gegevens die verplicht zijn om te worden ingevuld.
omschrijving
Kunt u hier niet wijzigen, dit is namelijk de omschrijving die wordt gehanteerd bij dit laad/lospunt. Indien u dit wilt wijzigen dient u dat te doen via wijzigen van een laad/lospunt
registratienummer DR
Indien het om een geregistreerde opslag gaat (vanaf 2006 alle opslagen die u gebruikt), dient u hier het 6-cijferige nummer in te vullen wat RVO Agrarisch heeft toegewezen aan deze mestopslag.
maximale inhoud
Hier vult u de maximale capaciteit in aantal ton in van de mestopslag
datum beginvoorraad
Hier vult u de datum in waarvoor de beginvoorraad gegevens (mest, fosfaat en stikstof) gelden. Deze datum is van belang met het correct vaststellen van de voorraad op de H1-staat die het systeem automatisch kan genereren voor de mestopslag over elke willekeurige periode. Als de opslag van vóór 1-1-2006 is dient u hier de voorraad in te vullen op 1-1-2006 (zoals u die ook heeft doorgegeven aan RVO Agrarisch).
beginvoorraad mest (ton)
Vul hier het aantal ton mest in wat in de mestopslag aanwezig was op datum beginvoorraad. Deze hoeveelheid wordt gebruikt bij het correct genereren van een H1-staat.
beginvoorraad fosfaat (kg)
Vul hier het aantal kilogram fosfaat in wat in de mestopslag aanwezig was op datum beginvoorraad. Deze hoeveelheid wordt gebruikt bij het correct genereren van een H1-staat.
beginvoorraad stikstof (kg)
Vul hier het aantal kilogram stikstof in wat in de mestopslag aanwezig was op datum beginvoorraad. Deze hoeveelheid wordt gebruikt bij het correct genereren van een H1-staat.
eigenaar
Ter volledigheid getoond, de eigenaar kunt u niet wijzigen want dit is namelijk de relatie die behoort bij dit laad/lospunt.
Na invullen kunt u via de knop Doorgaan met Wijzigen de ingevoerde gegevens opslaan. Na controle of de gegevens correct zijn ingevoerd komt u weer in het basisscherm van alle opslagen terug.
verwijderen
U kunt de typering 'opslag' van een laad/lospunt verwijderen: u kunt dan geen H1-staat meer genereren bij deze opslag. Het laad/lospunt behorende bij deze opslag kunt u alleen verwijderen als er geen vervoersbewijzen gekoppeld zijn aan dit laad/lospunt. U dient dit te doen in het scherm laad/lospunten bij deze klant.