Verzending naar Laboratorium
Via het submenu 'laboratorium' kunt u vervoersbewijzen die nog niet volledig zijn, verzenden naar het laboratorium dat u heeft aangegeven bij het invoeren van het vervoersbewijs. Onvolledige vervoersbewijzen, zijn vervoersbewijzen waarbij het transport bemonsterd is en waarvan de analyse binnen het systeem nog niet bekend is (het mestmonster dient nog te worden onderzocht).
In het startscherm worden alle vervoersbewijzen getoond die nog niet verzonden zijn naar het laboratorium (of bij meerdere laboratoria na selectie van het juiste lab). De vervoersbewijzen staan gegroepeerd als afzonderlijke analyses en mengmonsters per laboratorium. Deze groepering maakt het systeem zelf aan en u kunt deze eventueel wijzigen via het menu 'overzichten'- 'bemonstering'. Door op het vervoersbewijsnummer te drukken kunt u van elk vervoersbewijs de ingevulde gegevens in detail bekijken. Een soortgelijk overzicht, inclusief de mogelijkheid om de samenstelling van mengmonsters te wijzigen en het afdrukken van proef-begeleidingsformulieren vindt u onder de menuknop 'overzichten' - 'bemonstering'.
Indien er extra mestonderzoek naast het verplichte fosfaat en stikstof onderzoek van toepassing is bij de diverse monsters, is dat zichtbaar via een extra gekleurde regel onder ieder monster. In deze regel staat aangegeven welke extra onderzoek(en) dienen te worden uitgevoerd. Dit word dan ook als zodanig op het begeleidings-formulier afgedrukt. Via de knop 'Extra Analyse Opties Bewerken' heeft u de mogelijkheid om handmatig extra onderzoeksopties, zoals bijvoorbeeld kalium en droge stof onderzoek, toe te voegen, te wijzigen en of te verwijderen aan de verschillende mestmonsters. Via het menu overig, submenu extra analyse kunnen overigens standaard regels worden ingesteld ten aanzien van wanneer een bepaald extra mestonderzoek moet worden uitgevoerd.
U kunt de getoonde vervoersbewijzen op twee manieren verzenden: (1) in het getoonde overzicht door enkele van de gegenereerde afzonderlijke analyses en mengmonsters aan te vinken met de muis en hierna op de knop 'ALLEEN GESELECTEERDE MONSTERS VERZENDEN' te drukken of (2) u kunt direct op de knop 'ALLES VERZENDEN' drukken waarna alle getoonde vervoersbewijzen worden verzonden. Hierbij wordt een eventuele selectie verder genegeerd.
De selectieverzending is handig in het geval van een nazending: als u nog enkele vervoersbewijzen na moet sturen van een set van monsters die u reeds eerder heeft verstuurd en waarvan deze vervoersbewijzen nog niet waren ingevoerd of vervoersbewijzen waarvan op een later tijdstip is gebleken dat er bepaalde gegevens niet goed waren ingevuld en waarbij er nog steeds geen analyseresultaat van het vervoersbewijs is terugontvangen. Bij wijziging van een reeds verzonden VDM waar de analysegegevens nog van ontbreken, komt namelijk altijd automatisch terug in dit verzendscherm. Indien dit VDM behoort tot een mengmonster komt het hele mengmonster terug, waarna u de gewijzigde gegevens opnieuw kunt insturen naar het laboratroium.
De volledige verzending is handig bij het volledig verzenden van een batch van vervoersbewijzen die behoren bij de set van mestmonsters die door het analyselaboratorium bij u zijn (of op korte termijn worden) opgehaald.
Na verzending heeft u de mogelijkheid om de begeleidingsformulieren behorende bij de verzonden mestmonsters af te drukken en kunt u deze formulieren meezenden met de mestmonsters. De afzonderlijke analyses worden per 12 op één pagina afgedrukt (is één krat); voor ieder mengmonster wordt een aparte pagina gebruikt. De barcode's verwijzen naar het nummer van de sealzak of monsterdeksel. Gebruik voor de duidelijkheid bij voorkeur een laserprinter om de defintieve begeleidings-formulieren af te drukken indien u deze formulieren meestuurt met de mestmonsters.
Indien u extra analyse onderzoek heeft geselecteerd, zal dat in de kolom extra op het begeleidingsformulier worden aangegeven. We merken op dat niet ieder extra onderzoek elektronisch wordt doorgegeven aan het laboratorium: daarom altijd het begeleidingsformulier meesturen!
Na verzending/ophalen van de mestmonsters door het laboratorium kunt u, afhankelijk van de snelheid van analyseren, het verwerken door het analyselaboratorium en de afspraken die u met uw laboratorium heeft gemaakt, binnen een aantal werkdagen via de menuknop 'overzichten-selectie bonnen' bekijken van welke vervoersbewijzen analyses zijn terugontvangen en wat de analyseresultaten hiervan zijn of welke vervoersbewijzen nog open staan. Overigens krijgt u dit ook automatisch te zien bij het inloggen: bij ontvangst van analyseresultaten zijn immers de betreffende vervoersbewijzen gereed voor verzending naar RVO Agrarisch en worden ze in het openingsscherm getoond als zijnde nieuw in te zenden VDM's.
Op het moment dat de analyse van een VDM ontvangen is, is het vervoersbewijs volledig bekend en kan deze worden ingestuurd naar RVO Agrarisch.
Opmerking: Gebruik bij voorkeur het PDF-begeleidingsformulier: dit formulier bevat meer informatie (en barcodes) dan het HTML formulier en is ook altijd nog terug te halen van de server indien u het om de een of andere reden bij u verloren gaat (tot maximaal 1 maand terug te halen).
Verzending naar RVO Agrarisch
Via het submenu 'RVO Agrarisch' kunt u vervoersbewijzen die volledig zijn en de gewijzigde vervoersbewijzen verzenden naar de RVO Agrarisch. Volledige vervoersbewijzen, zijn óf vervoersbewijzen van forfaitaire transporten óf van bemonsterde transporten waarvan de analyseuitslag binnen het systeem bekend is.
Vervoersbewijzen van forfaitaire transporten kunt u direct na invoeren al verzenden naar RVO Agrarisch. Deze vervoersbewijzen dienen binnen 2 weken (10 werkdagen) na het transport te worden ingediend bij de RVO Agrarisch. Vervoersbewijzen van bemonsterde transporten dienen binnen een termijn van 6 weken (30 werkdagen) na het transport te worden ingediend bij de RVO Agrarisch. De vervoersbewijzen kleuren in uw verzendscherm blauw als ze in de laatste week van inzenden zijn aanbeland en kleuren tenslotte rood als de inzendtermijn is verstreken. Wanneer u vervoersbewijzen te laat indient, riskeert u een geldboete van RVO Agrarisch die verder oploopt naarmate dit vaker voorkomt.
Vervoersbewijzen die in het kader van de verplichte mestverwerking met van een opmerkingscode zijn voorzien (61, 71-73), worden getoond met een licht-bruine achtergrond. Zo ziet u direct in één oogopslag of alle bonnen van een opmerkingscode zijn voorzien. Overigens kunt u de labeling van VDM's ook herkennen aan de toevoeging achter het bonnummer: een + verwijst naar opmerkingscode 61, een o verwijst naar een 3PO (driepartijen overeenkomst en een u verwijst dat een uitzondering op de verwerkingsplicht van toepassing is (opmerkingscode 71, 72 of 73).
Tijdens het verzenden wordt gebruik gemaakt van uw gebruikerscode en wachtwoord van Mijn RVO. Deze gegevens dient u éénmalig in te voeren met behulp van menu 'overig' en submenu 'geg. Mijn RVO'. Deze gegevens moeten hetzelfde zijn als die u gebruikt voor het inloggen op uw 'Dossier' van Mijn RVO. Indien deze gegevens niet of niet correct zijn ingevoerd kunt u geen vervoersbewijzen insturen naar RVO Agrarisch!
In het start verzendscherm worden alle vervoersbewijzen gegroepeerd getoond die nog niet verzonden zijn naar RVO Agrarisch. Het betreft zowel nieuw ingevoerde vervoersbewijzen als gewijzigde (reeds eerder ingestuurde maar afgekeurde) vervoersbewijzen en alle vervoersbewijzen die na een eerdere inzending zijn afgekeurd en na een nog uit te voeren wijziging opnieuw dienen te worden ingestuurd.
De vervoersbewijzen staan gegroepeerd als nieuw en als gewijzigd te verzenden met een opdeling in verfijnd en forfaitair. In iedere groep die op de verzendpagina worden getoond, staan de vervoersbewijzen gesorteerd op naam van de afnemer gevolgd door de datum van laden. Door op het vervoersbewijsnummer te drukken kunt u van dat betreffende vervoersbewijs direct de detailgegevens bekijken en eventueel direct starten met het wijzigen van deze bon-gegevens. Bij afkeuring wordt de lijst met fouten getoond en een advies om deze op te heffen.
Indien er nog VDM's ingestuurd moeten worden, kunt u door op de knop 'ALLES VERZENDEN' te drukken, alle op het scherm nog in te dienen vervoersbewijzen direct allemaal verzenden naar RVO Agrarisch. Hierbij wordt verder niet gekeken of u bepaalde VDM's wel of niet heeft geselecteerd voor verzending (het aankruisveld wordt met deze knop dus volledig genegeerd).
Indien u slechts een selectie van VDM's wilt verzenden, dient u altijd gebruik te maken van de knop 'ALLEEN SELECTIE VERZENDEN'. Bovenaan de verzendpagina vindt u in een groen vak de knop 'AANVINKEN' waarmee u via het daar bovenstaande selectieveld flexibel en snel een selectie kunt aanmaken van de VDM's die u wilt gaan inzenden. Met de keuze alles (standaard) worden alle VDM's aangevinkt voor verzending naar RVO Agrarisch, deze optie is handig indien u slechts enkele VDM's nog niet wilt gaan inzenden (bijvoorbeeld omdat er een heranalyse is aangevraagd): bij die VDM's haalt u dan het vinkje bij weg. Een tweede keuze is vanaf laatste week, in dat geval worden alleen de VDM's aangevinkt die blauw of rood zijn in het verzendscherm. Deze optie is handig indien u standaard iedere week alleen de VDM's wilt versturen die in die week de maximale inzendtermijn bereiken. Via deze strategie heeft u de maximale ruimte om nog wijzigen door te voeren. Tenslotte heeft u de keuze om niets aan te vinken in het geval u maar enkele VDM's wilt inzenden. Er wordt in het getoonde overzicht geen enkel VDM aangevinkt. Met de muist kunt u dan de paar te verzenden vervoersbewijzen aanvinken en daarna versturen.
Een belangrijk hulpmiddel om het aantal afkeuringen vooraf zoveel mogelijk te beperken, is door eerst de geselecteerde bonnen in 'test-mode' te verzenden. Als u 'verzending in testmode' aanvinkt (staat standaard uit), wordt de verzending naar de webservice met alle controles uitgevoerd maar er volgt geen registratie bij RVO Agrarisch na goedkeuring van het VDM. Ook veranderd hierdoor de status van de VDM's niet in uw administratie in het geval het VDM wordt goed- of afgekeurd. Deze optie is handig om vooraf te controleren of alle ingevoerde bongegevens correct zijn zonder dat u afgekeurde bonnen nadien weer een voor een dient te wijzigen alvorens dat u ze opnieuw kunt gaan inzenden.
Op het moment dat u de definitieve verzendopdracht geeft in uw administratie ('verzending in testmode' is dus niet aangevinkt), zal de software ieder te verzenden VDM gecodeerd en via een beveiligde internetverbinding gaan aanbieden aan de webservice voor verwerking. U krijgt tijdens dit proces direct op het scherm het resultaat van de verzending te zien (goedkeuring of afkeuring en waarom). Het verzenden duurt een bepaalde tijd die u volledig dient af te wachten, het duurt telkens namelijk enkele seconden om een bericht te coderen, te verzenden, het verzendresultaat terug te ontvangen en dit te verwerken..
Na het geven van de VERZEND-opdracht verschijnt een scherm met bovenaan een schatting van de benodigde tijd die nodig is om de selectie van vervoersbewijzen te verzenden. Deze schatting is gebaseerd op een gemiddelde van een aantal bulk-verzendingen. Deze tijd kan in de praktijk korter of langer zijn. Het is belangrijk dat u tijdens het verzenden de pagina met het verzendresultaat volledig afwacht (dus wachten totdat de pagina volledig is ontvangen en het pagina-laden symbool in de rechterbovenhoek van uw browser is gestopt). Indien u dit niet afwacht, maar bijvoorbeeld met uw browser weer een nieuwe opdracht geeft, kan de verzending worden onderbroken en heeft u ook geen direct inzicht meer in het feit of de verzonden VDM's zijn goed- of afgekeurd.
Het verzendscherm wordt langzaam opgebouwd, eerst wordt een regel afgedrukt met het VDM-nummer en enkele bon-gegevens wat ingestuurd gaat worden en hierna op de regel eronder verschijnt de reaktie van de webservice van de RVO Agrarisch. Een VDM wordt óf goedgekeurd wat in de resultaatregel wordt gemeld óf een VDM wordt afgekeurd. In het laatste geval wordt in het rood een lijst met reden(en) gegeven waarom het VDM wordt afgekeurd. Deze foutmeldingen worden automatisch gekoppeld aan het VDM zoals dat nu ook het geval is. Wanneer u op zo'n afgekeurd VDM-bonnummer klikt, krijgt u naast de bongegevens automatisch de lijst met fout(en) te zien en ons advies hoe deze fout(en) op te lossen. Via 'wijzigen' kunt u dan het VDM wijzigen en opnieuw klaarzetten voor verzending (of niet meer in het geval het VDM-bonnummer al bekend is bij de RVO Agrarisch).
Als een vervoersbewijs wordt afgekeurd, blijft dit telkens in het verzendscherm terugkomen totdat u de bon zodanig gecorrigeerd heeft dat deze bij verzending wordt goedgekeurd of dat u deze bon zelf de status 'goedgekeurd' geeft. Deze laatste optie is alleen mogelijk voor vervoersbewijzen die reeds door iemand anders geregistreerd zijn of waar u geen machtiging voor heeft om in te sturen. In alle andere gevallen dwingt de software u om de bon opnieuw in te sturen. Immers zolang de bon niet wordt goedgekeurd wordt deze ook niet geregistreerd bij RVO Agrarisch. Overigens worden alle niet geregistreerde vervoersbewijzen altijd standaard getoond bij het inloggen op uw administratie. Dus wanneer u geen melding krijgt bij het inloggen op uw administratie, kunt u ervan uitgaan dat alle verstuurde vervoersbewijzen correct zijn bevonden en zijn geregistreerd bij RVO Agrarisch.
Door het elektronische verzenden mag het originele papieren exemplaar niet worden ingestuurd naar RVO Agrarisch. U dient het originele papieren exemplaar te bewaren bij u mestadministratie (evenals eventuele weegbriefjes en analyserapporten). Zorg dat de gegevens op het papieren exemplaar overeen komen met de gegevens in uw mestadministratie: bij controle is dit papieren exemplaar namelijk altijd leidend en verschillen kunnen dan tot (onnodige) discussies leiden.
Van RVO Agrarisch ontvangt u verder geen service meldingen meer (overzicht) van de vervoersbewijzen die gedurende een bepaalde periode bij RVO Agrarisch zijn ontvangen. U kunt nog steeds zelf een service melding aanmaken via het menu 'rapporten-service melding'. Tevens kunt u door in te loggen op Mijn RVO met de door RVO Agrarisch aan u verstrekte gebruikersnaam en wachtwoord (die u ook dient te gebruiken bij het inzenden), altijd via uw 'Dossier' op Mijn RVO nagaan welke vervoersbewijzen staan geregistreerd bij RVO Agrarisch. Bij succesvolle registratie van een VDM wordt deze bij RVO Agrarisch namelijk direct toegevoegd aan uw 'Dossier' op Mijn RVO.
