Introductie
- VDMadmin.nl BV is een software onderneming die via het internet een aantal geavanceerde softwareapplicaties aanbiedt waarmee bedrijven op goedkope, snelle en betrouwbare wijze kunnen voldoen aan de administratieve bepalingen uit De Meststoffenwet. Klanten van VDMadmin.nl zijn actief in het vervoer en of verspreiden van dierlijke mest als intermediaire onderneming (zoals agrarisch loonwerkers, vervoerders, handelaren en of mest-be-/verwerking); biogas vergistinginstallaties en als producent of handelaar van overige organische meststoffen die in de landbouw worden afgezet zoals compost en bepaalde slib producten afkomstig uit zuiveringsinstallaties.
- Bij het gebruik van de software applicaties van VDMadmin.nl hoeven de klanten geen softwarepakket aan te schaffen (en dus vooraf niets te investeren) omdat alle software alleen in abonnementsvorm via het internet online wordt aangeboden. Met VDMadmin.nl kunt u dus zonder te investeren en met lage maandlasten een onafhankelijke positie behouden/innemen op het gebied van zowel het vervoer als het verhandelen van dierlijke mest, zuiveringsslib en compost.
- Achtergrond
- VDMadmin is in 2004 gestart met de VDM-applicatie voor het administreren en afhandelen van de Vervoersbewijzen Dierlijke Mest (VDM) binnen de kaders van De Meststoffenwet. Inmiddels is deze cloud-applicatie uitgegroeid tot een zeer uitgebreid administratiesysteem met tal van uitbreidingsmodules en meer dan 250 tevreden gebruikers.
- Door gebruik te maken van ons systeem, voldoet u automatisch aan de eisen die De Meststoffenwet stelt aan de VDM-administratie van een intermediaire onderneming. Zo heeft een intermediair bijvoorbeeld een administratieve verantwoordingsplicht t.a.v. het op ieder moment kunnen aantonen wat er met de dierlijke mest en alle andere meststoffen dan dierlijke mest is gebeurd, die het intermediair heeft aan- en afgevoerd voor zowel ten aanzien van de hoeveelheid fosfaat als de hoeveelheid stikstof. Onze software voldoet aan deze wettelijk opgelegde eisen. Daarnaast is ons administratie zo opgezet dat deze ook automatisch voldoet aan de eis dat de voorraadstaten van de opslagen binnen 24 uur zijn bijgewerkt na het bekend zijn van de analyseresultaten: namelijk direct na de elektronische ontvangst van de analyseresultaten door het mestonderzoekslaboratoria (tot 5 koppelingen mogelijk). Verder kunt u met de applicatie de verplichte elektronische indiening van de vervoersbewijzen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO.nl, voorheen Dienst Regelingen) uitvoeren. De elektronische terugmeldingen afkomstig van RVO.nl of een ingestuurd VDM wel of niet is goedgekeurd, worden daarbij direct en automatisch verwerkt in de administratie.
- Vanaf 2008 bieden we een soortgelijke VZC-applicatie voor de administratie en de verplichte elektronische verzending van het Vervoersbewijs Zuiveringsslib en Compost (VZC). Deze applicatie kan worden gebruikt als 'stand-alone' of in combinatie met een VDM-administratie.
- Overzicht van aangeboden applicaties
- Met het basisabonnement kunnen intermediaire ondernemingen een administratie voeren van de uitgevoerder mesttransporten op basis van de gebruikte Vervoersbewijzen Dierlijke Meststoffen (VDM). Hierbij is standaard inbegrepen het elektronisch verzenden van deze vervoersbewijzen naar mestonderzoekslaboratoria (in totaal 5 verschillende laboratoria waar we een elektronische koppeling mee hebben) en RVO.nl. Met deze al zeer volledige (basis) VDM-applicatie voldoet u op administratief gebied automatisch aan alle eisen die vanuit De Meststoffenwet aan u als intermediaire onderneming worden gesteld. U kunt deze VDM-applicatie verder uitbreiden met een aantal modules waarmee u uw bedrijfsvoering en of het administratieve proces verder kunt verbeteren en optimaliseren.
- Een tweede softwareapplicatie die via deze website wordt aangeboden is het administreren van Vervoersbewijzen Zuiveringsslib en Compost (VZC). Met deze applicatie is mogelijk om de vervoersbewijzen zuiveringsslib en compost (VZC) elektronisch in te dienen bij RVO.nl. Naast intermediaire ondernemingen, vervoerders en handelaren is deze applicatie ook zeer geschikt als registratiemiddel voor producenten en be- of verwerkers van deze stoffen die zelf de administratie hiervan wensen bij te houden. Voor bedrijven die daarnaast ook werken met de VDM-applicatie wordt deze software via een uitbreidingsmodule aangeboden waardoor beide administraties automatisch geïntegreerd zijn.
- Beide applicaties zijn daarnaast weer verder uitbreidbaar met een aantal verschillende modules zoals: koppeling met AGR-GPS apparatuur; vooraf invullen vervoersbewijzen met een matrixprinter; afspraken bijhouden; met andere VDMadmin gebruikers bongegevens uitwisselen; administratie van co-productstromen t.b.v. biogas vergistinginstallaties; de administratie en het volgen van het verloop van mestverwerkingsovereenkomsten zoals MVO (of 'code 61'), 3PO, 4PO en VVO; en gegevens exporteren naar uw boekhouding of uw planningssoftware.
Ten aanzien van de koppeling tussen VDMadmin en een financieel boekhoudpakket bevelen wij u nadrukkelijk onze koppelingen aan met de de online boekhoudpakketen Exact Online of Twinfield. Voor Visma AccountView kunnen we een dergelijke koppeling aanbieden via AccountView.NET. Voor AFAS Proft kunnen we een dergelijke online koppeling aanbieden voor zowel een locale installatie als online. In deze 4 gevallen verloopt de koppeling met VDMadmin via 'de cloud'. U hoeft dus geen bestand(en) te maken om gegevens van VDMadmin over te zetten naar het gekoppelde boekhoudpakket. Tevens kunt u nieuw ingevoerde klanten in VDMadmin via deze koppeling direct als nieuwe debiteur toevoegen in het boekhoudpakket. Tenslotte kunt u via een selectiescherm de te factureren vervoersbewijzen met één druk op de knop overzetten naar deze pakketen waar ze als conceptfacturen te voorschijn komen. Bij de AccountView en AFAS koppeling heeft u ook nog de mogelijkheid om deze als verkooporders over te zetten in plaats van verkoopfacturen.
- Koppeling met e-CertNL Mest (voorheen Client Export Mest)
- Vanaf 2011 kunnen wij u een koppeling aanbieden met e-CertNL Mest van de NVWA (voorheen Client Export Mest). Met deze module is het mogelijk om vanuit VDMadmin eenvoudig en automatisch transportmeldingen in e-CertNL Mest te zetten, in te dienen en de documenten af te drukken. U kunt in één handeling een onbeperkt aantal meldingen aanmaken met dezelfde leverancier en afnemer en verder heeft u continu een overzicht in de hoeveelheden die per vergunning zijn vervoerd. Met één druk op de knop kunt u van een lijst meldingen een inspectie of de definitieve aanvraag doen. Ook kunt u eenvoudig per e-mail de aangemaakte documenten verzenden naar andere vervoerders (Indien van toepassing). Tenslotte worden de meldingen gebruikt als basis voor de verdere administratieve afwikkeling van de VDM's nadat de transporten zijn uitgevoerd wat u een aanzienlijke tijdsbesparing oplevert en de kans op fouten verder reduceert. In het bijzonder kunt u fors tijd besparen in de administratie van forfaitaire transporten zoals de export van champost en wanneer u geen gebruik maakt van onze AGR-GPS koppeling. Tenslotte, niet onbelangrijk, deze koppeling blijft ook werken als EHerkenning en of e-CertNL niet beschikbaar zijn! Klik hier voor meer informatie.
- Lage kosten door het werken via de Cloud
- Het grootste voordeel van het administreren via de internetapplicaties van VDMadmin.nl voor u is ongetwijfeld het kostenvoordeel: indien u onze softwareapplicaties via het internet vergelijkt met een traditioneel softwarepakket wat op een computer geïnstalleerd dient te worden, met vergelijkbare mogelijkheden van administreren en communiceren, dan zijn de kosten per geadministreerde bon via onze online systemen (cloud) significant lager.
- Het kostenvoordeel is vooral groot bij intermediaire ondernemingen die relatief weinig vervoersbewijzen VDM en of VZC' per jaar administreren. Maar ook voor bedrijven die een gemiddeld aantal of zeer veel bonnen per jaar dienen te administreren zijn de kosten een stuk lager. Immers de aanschafkosten, ongeacht de korting die u bedingt, en de steeds jaarlijks terugkerende onderhoud- en licentiekosten zijn bij een traditioneel softwarepakket vele malen hoger dan de abonnementskosten die wij in rekening brengen.
- Deze hoge kosten worden veroorzaakt door de kleine markt voor deze specifieke software, de relatief snel opeenvolgende veranderingen in de software door steeds veranderende wetgeving en eisen, en de grote complexiteit en onderhoudsgevoeligheid (lees helpdeskkosten) vanwege de communicatie met zowel RVO.nl als met de mestonderzoekslaboratoria. Vandaar dat onze software gebruikt wordt door bedrijven met vanaf 50 tot wel meer dan 10.000 vervoersbewijzen per jaar.
- Administreren via VDMadmin.nl is compleet anders van opzet: de gebruiker heeft alleen maar een computer nodig met een werkende internetverbinding (en die niet noodzakelijkerwijs op de bedrijfslocatie hoeft te staan). Verder is door deze opzet onze software ook een stuk eenvoudiger te onderhouden en snel aan te passen aan veranderende wetgeving en eisen. Dit omdat deze vanuit één centrale server draait van waaruit ook alle externe communicatie met RVO.nl en de mestonderzoekslaboratoria wordt aangestuurd. Deze structuur is veel gemakkelijker en goedkoper te onderhouden en te beheren in vergelijking tot systemen waarbij alle gebruikers allemaal op een eigen computer op hun bedrijfslocatie dienen te beschikken over software voor te administreren en te communiceren.
- Daarnaast vragen de bedrijven die de traditionele software leveren vaak ook nog eens een fee aan de laboratoria per verstuurd vervoersbewijs of mestonderzoek en of dient men hiervoor dure verzendsystemen aan te houden. Deze kosten worden meestal rechtstreeks door de laboratoria aan de leveranciers betaald en uiteraard worden deze kosten in de door u te betalen onderzoekskosten doorberekend. Ten aanzien van deze kosten zijn wij heel open: bij VDMadmin.nl hoeven de laboratoria helemaal niets te betalen!
- Onze strategie om software tegen zo laag mogelijke kosten aan te bieden, voeren we in alle facetten van onze bedrijfsvoering door. Deze strategie betekent bijvoorbeeld ook dat we niet met een vertegenwoordiger werken die bij de bedrijven de software op afspraak komt demonstreren. Immers deze kosten dienen dan op de één of andere manier ook weer in de prijs van het abonnement te worden verdisconteerd. Daarom hebben we alle informatie over onze software applicaties, de verschuldigde abonnementskosten, een werkende demoversie en de aanmeldprocedure op deze website geplaatst. Uiteraard kunt u overige vragen of onduidelijkheden altijd telefonisch of per e-mail aan ons stellen.
- Opzet en Kwaliteit
- Iedere gebruiker beschikt op onze server over een eigen administratieomgeving (database) die alleen via het internet toegankelijk is door middel van een unieke gebruikersnaam en wachtwoord die alleen aan de gebruiker bekend worden gemaakt. Afhankelijk van de gekozen administratieapplicatie en modules kan een gebruiker vervoersbewijzen dierlijke meststoffen en of vervoersbewijzen zuiveringsslib en compost registreren.
- Uw gegevens zijn veilig bij ons: de servers waar onze applicaties fysiek op draaien zijn geplaatst in een beveiligde serverruimte van BIT in Ede van onze Nederlandse provider iXL Hosting. De provider verzorgt ook het beheer van deze servers. Verder wordt er een keer per dag automatisch een back-up van uw database gemaakt. Als extra back-up kunt u via uw administratieapplicatie ook alle geadministreerde bongegevens exporten naar een bestand wat u op uw eigen computer kunt bewaren (en bijvoorbeeld kunt inlezen in MS Excel of Access).
- Gezien het jaarlijks groeiende aantal gebruikers toont aan dat onze aanpak succesvol is: er werken inmiddels meer dan 250 bedrijven naar grote tevredenheid met onze software applicaties. Daarbij blijkt dat de bedrijfsgrootte om met de applicaties te werken geen enkele beperking heeft: VDMadmin.nl wordt gebruikt door bedrijven met minder dan 50 bonnen per jaar tot bedrijven die meer dan 15.000 bonnen per jaar administreren.
- Doordat wij onze software continu verbeteren en aanpassen aan de laatste inzichten, klantenwensen en wetgeving en dat deze aanpassingen ook nog eens direct door iedereen te gebruiken zijn, zijn onze applicaties inmiddels geëvolueerd tot heel geavanceerde kennissystemen die ook zaken herbergen waardoor ze de gebruikers helpen om fouten te voorkomen bij het invoeren van de bongegevens. Dit vertaald zich o.a. terug in het bijzonder hoge aantal VDM's dat na insturen door de gebruikers direct wordt goedgekeurd door RVO.nl, namelijk meer dan 99%! De kwaliteit van onze software vertaald zich ook terug in het feit dat onze helpdesk nauwelijks wordt belast. En de vragen die wij van onze klanten krijgen, gaan naar schatting meer dan de tweederde ook nog niet eens over de software maar over hoe om te gaan met problemen met de AGR-GPS apparatuur, mestwetgeving en of over handhaving/problemen met NVWA en of RVO.nl. Door onze kennis en ervaring kunnen we ook op dit soort vragen meestal snel een zinnig antwoord of advies gegeven.
- Redenen waarom VDMadmin.nl mogelijk interessant voor u is
- Hieronder hebben we voor enkele typen van intermediaire ondernemingen, samenwerkingsverbanden en producenten, be- of verwerkers van mest- en of zuiveringsslib en compost aangegeven wat de mogelijke voordelen zijn bij administreren via de applicaties van VDMadmin.nl:
- bedrijven die nu op papier de administratie bijhouden en bonnen insturen via het lab of Mijn RVO
- Met VDMadmin.nl bepaald U zelf het moment dat de bonnen naar RVO.nl elektronisch worden ingestuurd, u bent immers altijd als vervoerder verantwoordelijk voor het correct en op tijd insturen van de bonnen. Met onze software kunt u bijvoorbeeld heel gemakkelijk de strategie hanteren om bonnen op het randje van de inzendtermijn te versturen zodat u tot die tijd mogelijke fouten in de bongegevens en of her-analyses nog eenvoudig kunt corrigeren;
- Continu inzicht in de bonnen die om wat voor redenen niet geregistreerd konden worden door RVO.nl (aantallen zijn zoal minimaal bij gebruik van onze software);
- Wijziging of correctie van een vervoersbewijs is direct in uw administratie verwerkt;
- Koppeling mogelijk met uw AGR-GPS apparatuur waardoor u bij invoeren van de bonnen een forse tijdsbesparing en foutenreductie kunt realiseren en u continu inzicht heeft of deze apparatuur naar behoren functioneert c.q. correct gebruikt wordt door u medewerkers;
- Automatische bepaling van afzonderlijke analyses en mengmonsters op basis van de regels die voor het samenstellen gelden en het uitdraaien van de bijbehorende begeleidingsformulieren;
- Eenvoudig en snelle controle mogelijkheden om na te gaan of alle onderzoeksresultaten bekend zijn;
- De mogelijkheid om op verzoek van een klant direct een aan- of afvoer overzicht uit te draaien over een bepaalde tijdsperiode;
- Automatisch bijhouden van H1-staten indien de onderneming over geregistreerde opslagen beschikt;
- Mogelijkheid tot verlaging van mestonderzoekskosten indien vervoersbewijzen elektronisch worden aangeleverd bij het mestonderzoekslaboratorium;
- samenwerkingsverbanden/bedrijven die vanaf meerdere locaties werken en één administratie voeren
- Naast de hierboven genoemde voordelen kan door internet iedere locatie eenvoudig zijn eigen vervoersbewijzen invoeren in de gezamenlijke administratie waardoor het administratieproces en onderzoekstraject sneller verloopt en minder foutgevoelig (beter beheersbaar) is binnen het samenwerkingsverband;
- De invoerwerkzaamheden gedurende piekperioden zijn eenvoudiger over meerdere personen te verdelen die niet noodzakelijk op dezelfde locatie aanwezig hoeven te zijn (deze dienen dan uiteraard wel te beschikken over een computer met een internetverbinding);
- VDMadmin.nl is zodanig opgezet dat het mogelijk is om (tegen meerkosten) specifieke exportbestanden te generen die bijvoorbeeld kunnen dienen als importbestand in de financiële administratie (in combinatie met onze factureringsexport module, bijvoorbeeld de cloud koppeling met AccountView, Exact Online of Twinfield);
- samenwerkingsverbanden of afzetorganisaties die van diverse vervoerders een gedeelte van de gegevens nodig hebben om zelf een compleet beeld te krijgen of bedrijven die veel mest door derden laten aan- of afvoeren
- Doordat VDM's op een heel eenvoudige manier tussen VDMadmin-gebruikers kunnen worden uitgewisseld, kan door de individuele partijen direct na het invoeren de betreffende VDM-gegevens verstuurd worden naar het samenwerkingsverband/afzetorganisatie. Eventueel ontbrekende analysegegevens worden daarbij automatisch aangevuld op het moment dat het laboratorium deze gegevens verstuurd;
- In combinatie met de afspraken/order module heeft een dergelijke organisatie dan continu overzicht ten aanzien van hoe het staat met de uitvoering van deze afspraken en orders door de diverse bedrijven die de opdrachten uitvoeren;
- VDMadmin.nl is zodanig opgezet dat het mogelijk is om (tegen meerkosten) specifieke exportbestanden te generen die bijvoorbeeld kunnen dienen als importbestand in de financiële administratie (in combinatie met onze factureringsexport module, bijvoorbeeld de cloiud koppeling met uw boekhoudpakket;
- bedrijven die reeds de beschikking hebben over een administratiepakket
- Bedrijven waar de huidige administratiesoftware problemen oplevert in de bedrijfsvoering, bijvoorbeeld doordat ze nu veel tijd kwijt zijn met het (achteraf) corrigeren van fouten die de software eigenlijk makkelijk had moeten kunnen ondervangen. Naast mogelijke boetes hierdoor, zitten hier ook veel verborgen kosten achter, denk hierbij bijvoorbeeld aan de uren die de organisatie moet steken in het corrigeren van deze fouten of een dalende klanttevredenheid;
- Voor overige bedrijven is omschakeling mogelijk alleen interessant omdat ze hierdoor een forse reductie in hun administratiekosten kunnen bewerkstelligen (zeker in het geval dat men wenst te koppelen met de AGR-GPS apparatuur). Deze kostenreductie kan grofweg bepaald worden door het schatten van het aantal jaarlijks te administreren vervoersbewijzen en hiermee de abonnementskosten te bepalen die men anders bij VDMadmin.nl verschuldigd zou zijn. Dit totaalbedrag dient men dan te vergelijken met de huidige jaarlijkse kosten voor licenties, onderhoud en helpdesk;
- producenten, be- of verwerkers of handelaren/intermediairs van zuiveringsslib en compost
- Vervoersbewijzen zuiveringsslib en compost (VZC) dienen altijd elektronisch te worden ingestuurd naar RVO.nl. Met de software van VDMadmin.nl kunt u het VZC administreren en deze ook daadwerkelijk direct elektronisch insturen naar RVO.nl. Het systeem meldt o.a. of de hoeveelheden fosfaat zoals die bij RVO.nl worden geadministreerd overeenkomen met uw administratie. Verder kunt u op basis van de ingevoerde bonnen kunt u tevens een groot aantal klantenoverzichten genereren.
- Een geheel andere reden om met VDMadmin.nl te beginnen is wellicht met het oog op het feit dat binnen de landbouw steeds meer eisen worden gesteld aan de administratieve vastleggingen en traceerbaarheid van hoe bepaalde aan- en afvoerstromen precies lopen, zo ook de meststromen t.b.v. voedselveiligheid en hygiëne. Daarbij kan in zijn algemeenheid ook de tendens worden waargenomen dat hierbij steeds vaker de eis wordt gesteld dat de betrokken partijen binnen een vastgestelde termijn (van soms slechts enkele uren) de relevante gegevens dienen te kunnen overleggen (bijvoorbeeld in het kader van een acute dreiging van de voedselveiligheid of bij uitbraak van een besmettelijke dierziekte). Om aan dit soort verplichtingen nu en in de toekomst te kunnen voldoen en om de administratieve lastendruk daarbij beheersbaar te houden, is het zaak om dit soort registraties zoveel mogelijk te automatiseren en te integreren in applicaties die ook in het dagelijks gebruik hun nut bewijzen. Door de standaardtoevoeging van deze functionaliteit kan VDMadmin bijvoorbeeld als onderdeel dienen van het integraal keten beheerssysteem van het intermediair of loonwerker (bijvoorbeeld VKL Voedsel Kwaliteit Loonwerk). Een van de eisen voor (loon)bedrijven die VKL-gecertificeerd zijn of willen worden en die bemesting in hun scope meenemen (voor zowel vervoersbewijzen dierlijke mest als zuiveringsslib en compost) dienen te beschikken over een adequaat administratiesysteem van deze vervoersbewijzen (must-vraag).
- Aanmelden als nieuwe Klant
- Via de linker menu-knop 'aanmelden' kunt u zich aanmelden als een nieuwe klant van de administratie applicatie voor vervoersbewijzen van dierlijke meststoffen en of voor vervoersbewijzen zuiveringsslib en compost. Er verschijnt eerst een pagina met uitleg en u dient op deze pagina een aantal relevante gegevens in te vullen. Ook kunt u daar opgeven welke uitbreidingsmodules u verder wenst te kunnen gebruiken. Na het klikken op de knop 'controleren' worden de ingevoerde gegevens gecontroleerd op volledigheid, waarna u zich via de knop 'aanmelden' definitief kunt aanmelden. Onder het submenu 'per post/fax' kunt u overigens ook een aanmeldformulier downloaden, wat u kunt invullen en naar ons kunt verzenden per fax of per post.
- Één van de mogelijkheden die u tijdens het aanmelden kunt aangeven, is dat wij uw klantgegevens direct in de database toevoegen, hetgeen voor u een flinke tijdsbesparing kan betekenen. U dient dan wel deze gegevens elektronisch aan te leveren via een bepaald bestandsformaat. Hierover kunt u meer lezen onder het submenu 'klantbestand'.
- Informatie over de abonnementskosten van de diverse applicaties en uitbreidingsmodules en de kosten van het automatisch invoegen van het klantbestand vindt u onder het submenu 'kosten'.
|
|
